Onboarding nowych pracowników – 5 sposobów jak szybko i efektywnie go poprawić

Onboarding nowego pracownika to zdecydowanie „hot” temat w obszarze HR od kilku dobrych lat. W przeciwieństwie do innych zagadnień, które przychodzą i odchodzą, wdrożenie i adaptacja naprawdę mają wpływ na wiele czynników. O tym, że pierwszy dzień/ tydzień/ miesiąc/ kwartał w nowej pracy są bardzo ważne wszyscy wiemy. O tym, jakie zmiany można wprowadzić od zaraz, a które „zrobią różnicę” w firmowym onboardingu będzie dzisiejszy wpis.

Danych liczbowych na temat krytyczności procesu onboardingu w cyklu życia pracownika jest naprawdę wiele. Dla przykładu:

  • 20% zatrudnionych osób odchodzi w ciągu pierwszych 45 dni w nowej pracy*
  • W organizacjach o ustrukturyzowanym i mocnym procesie onboardingu produktywność nowozatrudnionych zwiększa się o ponad 70%**
  • 69% nowych pracowników jest skłonnych do pozostania w firmie ponad 3 lata, jeśli doświadczyli dobrego procesu onboardingu***

Brzmi poważnie, prawda? Zamiast jednak wpadać w panikę, ile jest do zrobienia, weźmy głęboki wdech i sprawdźmy, co możemy wdrożyć od zaraz, aby doświadczenie nowych kolegów i koleżanek zdecydowanie polepszyć.

Logistyka jest bardzo ważna!

Pierwszy dzień może być naprawdę stresujący. Szczególnie jeśli nowy pracownik ma udać się do innego miejsca niż to, w którym miał rozmowę rekrutacyjną lub firma znajduje się w ogromnym biurowcu z kilkoma wejściami i labiryntami korytarzy. Co możemy zrobić, aby zmniejszyć stres już od pierwszych chwil? Przesłać w mailu zapraszającym na adaptację najważniejsze informacje:

  • Dokładna data, godzina i adres (ja robiłam mapkę z zaznaczonym przystankiem, na którym powinni wysiąść pracownicy oraz wypisanymi autobusami)
  • Informacja na kogo powołać się na recepcji/ przy wejściu. Dodatkowo koniecznie zaznaczyć numer kontaktowy do osoby, która odbierze nowego pracownika
  • Krótki plan tego jak wyglądać będzie pierwszy dzień tak, aby nasz nowy kolega/ koleżanka wiedzieli co na nich czeka
  • Informacja, czy przewidziany jest lunch/ poczęstunek – dzięki temu nowi pracownicy będą wiedzieli, jak się przygotować by nie umrzeć z głodu 😊

Przygotuj sprzęt

Nie ma nic gorszego dla nowej osoby niż po przejściu części oficjalnej, usiąść przed pustym biurkiem i czekać na komputer/ sprzęt do pracy. Kupno/ przygotowanie sprzętu, założenie konta firmowego, zamówienie monitora, myszki, karty wejściowej powinno odbyć się przed przyjściem pracownika do organizacji. Wiem, wiem – niby oczywiste, ale czasem coś stanie na przeszkodzie. Bez względu jednak, czy to kwestia komunikacji między działem HR, ADM, IT, zła kolejność w procesie, czy po porostu zawodna ludzka pamięć – gra w tym przypadku jest naprawdę warta świeczki i róbmy wszystko, aby to sprzęt czekał na pracownika, a nie odwrotnie.

Zapewnij materiały o firmie

Nie oszukujmy się – nawet najciekawsza prezentacja na temat firmy nie ma szans zostać w całości zapamiętana. Mnóstwo nowych twarzy, dziesiątki nazw własnych produktów, ważnych dat – człowiek nie jest w stanie sobie wszystkiego przyswoić od razu. Nie chodzi tutaj jednak o zubożenie wprowadzenia o firmie. Historia opowiedziana przez prezentującego pracownika, często pełna anegdotek i ciekawostek jest bardzo ważna – nadaje kontekst. To, czego często brakuje to przesłanie omawianych materiałów nowym pracownikom, aby przeglądnęli je i usystematyzowali wiedzę. Najlepiej, aby prezentację przesłać tego samego dnia, kiedy znaków zapytania jest najwięcej, a motywacja do przyswojenia wiedzy na temat firmy ogromna 😊.

Zadbaj, by przełożony znalazł czas dla nowego pracownika

I to nie jest żart – naprawdę nierzadko zdarza się, że nowy pracownik przez pierwszych kilka dni nie widzi (ani nie słyszy) swojego managera. Nie powinno tak być – rola przełożonego w procesie adaptacji jest kluczowa, dlatego zaangażujmy przełożonego w adaptację poprzez:

  • Upewnienie się, że znajdzie on chwilę, aby spotkać się twarzą w twarz z nową osobą i opowiedzieć m.in. o:
    • Formalnych (rozliczanie czasu pracy, urlopy, metodyka pracy zespołu) i nieformalnych zasadach panujących w zespole
    • Projekcie, do jakiego trafił nowy pracownik
    • Ogólnie na temat oczekiwań i celów względem nowej osoby (bardzo ważne, aby później uszczegółowić cele pracownika)
  • Zapewnienie, że przełożony przedstawi pracownika zespołowi/ wcześniej zapowie przyjście nowego kolegi
  • Upewnienie się, że zapewni on/ona wsparcie merytoryczne oraz administracyjne lub wskaże osobę z zespołu, która zaopiekuje się nową osobą
  • Będzie monitorować proces onboardingu nowego członka swojego zespołu (np. cykliczne spotkania)

Zadbaj o detale

Choć wydawać by się mogło, że szczegóły nie powinny iść na pierwszy plan, kiedy dopiero zaczynamy działać nad usprawnieniem procesu onboardingu, może okazać się, że zadbanie o drobnostki, dla nas mało obciążające, mocno wpłynie na satysfakcję nowej osoby:

    • Dajmy czas na zjedzenie posiłku – jeśli nie jest on zapewniany przez firmę, wskażmy miejsce, gdzie można kupić sobie lunch, a później zaproponujmy swoje towarzystwo/ towarzystwo zespołu/ przełożonego/ innych nowoprzybyłych

via GIPHY

  • Pokażmy biuro – ekspres do kawy, toaleta, miejsce nadawania przesyłek, dział IT – dla nas to mogą być szczegóły, a dla nowej osoby bardzo istotne punkty na mapie budynku
  • Opowiedzmy trochę na temat zwyczajów w firmie – luźne piątki? Comiesięczne wspólne śniadania? Dla nowego pracownika to przydatne informacje dodatkowo zwiększające poczucie tożsamości

Adaptacja nowych pracowników to temat rzeka. Przemyślany i dobrze zaplanowany proces przynosi wymierne efekty – nie tylko w postaci zwiększenia zadowolenia i zmniejszenia rotacji (ogólnie poprawiającego employee experience), co przekłada się na korzyści finansowe. Pamiętajmy jednak, że nie musimy przeprowadzać firmowej rewolucji – warto od wprowadzenia małych zmian, które mogą przynieść duży efekt. Od razu 😊

ps Używasz Bloglovin?

Follow my blog with Bloglovin

jak zrobić onboarding
źródło: metntion.com
*To Retain New Hires, Spend More Time Onboarding Them, Harvard Business Review
** The True cost of Bad Hire, Brandon Hall Group
***Click Boarding

Może spodoba Ci się również:

A może to Cię zaciekawi?

Video i Employer Branding? Czyli o działaniach wspierających markę...

Czy wiecie ile ludzi na świecie ma telewizor? 6 miliardów. A ile osób konsumuje...

Personal Branding HR-owca – 5 błędów

Świadome budowanie marki osobistej jest w branży HR coraz popularniejsze. Specjaliści wiedzą, że silny...

4 sposoby na to, jak zaangażować managera w działania...

Prowadzimy rekrutację. Napisaliśmy piękne ogłoszenie, wrzuciliśmy je na dopasowane do grupy docelowej job boardy,...

Welcome pack dla nowego pracownika, czyli jak uzupełnić onboarding

Ze wszystkich etapów, jakie możemy znaleźć na Human Experience Journey onboarding ma szczególne miejsce....

Inspiracje z Marketingu dla HR i Employer Brandingu na...

Czy HR powinien czerpać z innych branż? Według mnie powinno być to zupełnie oczywiste,...

Jak zorganizować imprezę firmową? 5 rad (cz. I)

Bal karnawałowy, wigilia, obchody istotnych dla firmy rocznic, otwarcia nowych biur, integracja zespołów/ całej...

Sprawdź wszystkie kategorie!

Komentarze

  1. Bardzo ciekawy artykuł 🙂 wprowadzenie i przywitanie pracownika w nowej pracy jest bardzo ważne i na pewno wpływa na budowanie poczucia przynależności do firmy. Ciekawym pomysłem są również welcome packi, np. z przydatnymi gadżetami lub zdrowymi słodkościami na pierwszy dzień w pracy – to moim zdaniem bardzo miły gest ze strony pracodawcy 🙂

    • Marta,
      dziękuję za komentarz! Zdecydowanie zgadzam się z tym, co piszesz :). Welcome packi to super sprawa – zrobione kreatywnie, z pomysłem robią efekt wow 🙂

  2. A offboarding? Mówi się wiele o onboardingu ale materiałów na koniec pracy jest na lekarstwo.
    A czy to nie własnie prawidłowo przeprowadzony offboarding pozwala na utrzymanie pozytywnej opinii o pracodawcy?
    Mam wrażenie, ze to jak firma rozstaje się z pracownikiem jest znacznie ważniejsze …

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Proszę wpisać swój komentarz!
Proszę podać swoje imię tutaj