Agile w HR – narzędzia dla zwinnych zespołów (I)

Wiemy już czym jest, a czym nie jest Agile w HR. Dziś chciałabym podzielić się z Wami 2 narzędziami/ praktykami Agile’owymi, które możecie wdrożyć w swoich organizacjach od zaraz. 

Jeśli śledzicie mnie na Instagramie (klik) to wiecie, że końcem lutego wzięłam udział w pierwszym w Polsce certyfikowanym szkoleniu Agile People organizowanym przez Chłopaków z agilefor.hr. Szkolenie prowadziła sama twórczyni podejścia – Pia Maria Thoren. Pia jest też autorką książki – Agile People, którą serdecznie Wam polecam.

Moje przemyślenia na temat książki znajdziecie w zapisanych relacjach na instagramie – zakładka „książki”.

Dwudniowe szkolenie bardzo fajnie usystematyzowało mi wiedzę zdobytą w książce i podczas pracy. Dodatkowo wyposażyło mnie w naprawdę świetne narzędzia do pracy warsztatowej. Ale dziś nie o tym – wracamy do zwinnych praktyk do wykorzystania w zespołach HR :). 

Bardzo ważne jest, aby zaznaczyć, że Agile w HR to nie tylko narzędzia i praktyki. To przede wszystkim tzw. Agile mindset, bez którego nawet najlepsze narzędzia nie przyniosą oczekiwanych rezultatów. Dlatego tak ważne, abyśmy zrozumieli ideę zwinności – czyli ciągłe doskonalenie, adaptowanie się do zmian czy ciągłe dostarczanie wartości dla organizacji (więcej o tym w wywiadzie z Marcinem i Mateuszem – klik). Wyjaśnienia za nami – czas na inspiracje:

Daily stand up 

Transparentność i wspólny cel są niezmiernie ważne i stanowią 2 z 36 zasad Agile People. Wydaje się to jasne i oczywiste, że to istotne zasady – przecież powinny być i są stosowane nie tylko w zwinnych działach HR. No właśnie – powinny.
Niestety, zdarza się, że w działach HR tej transparentności czy zrozumienia celu pracy swojej czy kolegów i koleżanek brakuje. Za tym idzie spadek motywacji, zaufania i poczucie niesprawiedliwości. Jak temu zaradzić? Z pomocą przychodzi daily stand up, czyli wydarzenie, które na co dzień spotkać można w zespołach pracujących w scrumie. Tam codziennie (jak sama nazwa wskazuje) zespół projektowy spotka się na 15 minut (zwykle na stojąco – stąd stand up), by zaplanować pracę. Pracownicy wymieniają się nie tylko planami, ale i wyzwaniami, dzięki czemu możliwość zareagowania na ewentualne problemy jest dużo szybsza. Dodatkowo jak na dłoni widać kto danego dnia jest przeciążony, a kto, mając więcej wolnych zasobów, może wesprzeć kolegów. Kiedy wprowadzałam daily (co prawda nie na stojąco, a na kawie) zaczynaliśmy od przedłużonych spotkań. Jednak z czasem przyzwyczailiśmy się do krótkiej formy, dotarliśmy, a dzięki codziennym update’om każdy wiedział co robią koledzy, mógł otrzymać pomoc, a ewentualne zagrożenia w realizacji projektu mogły być szybko niwelowane.

Delegation board (delegation poker)

Kojarzycie sytuację, kiedy projekt został wstrzymany lub opóźniony ponieważ zespół czekał na decyzję, choć de facto osoba decyzyjna nie była w tym procesie w ogóle potrzebna? Albo wręcz przeciwnie – ktoś podjął decyzję, choć wcale nie powinien? No właśnie – meandry decyzyjności mogą przysporzyć nam wiele niepotrzebnych trosk. Jak temu zaradzić? Z pomocą przychodzi nam Delegation Board oraz Delegation Poker. 

Delegation poker

(zaczerpnięty z Managementu 3.0) to nic innego jak karty z 7 zależnościami w podejmowaniu decyzji:

1. Powiedz – poinformuj o podjętej decyzji
2. Przekonaj – spróbuję przekonać ich do podjętej decyzji 
3. Skonsultuj – przeprowadzę konsultację przed podjęciem decyzji
4. Uzgodnij – wspólnie podejmujemy decyzję
5. Doradź – doradzę im przy podjęciu decyzji
6. Zapytaj – zapytam o podjętą przez nich decyzję
7. Oddeleguj – pozostawię im decyzję

Gra polega na wypisaniu obszarów, w których trzeba podjąć decyzję. W przypadku eventu firmowego mogą to być następujące decyzje: budżet na całą imprezę, miejsce wydarzenia, motyw przewodni, menu itp. Następnie członkowie zespołu otrzymują zestaw 7 kart i przy każdym z obszarów wybierają jedną, najbardziej ich zdaniem pasującą. Osoby, których karty osiągają najbardziej skrajne wartości na forum dyskutują na temat swoich wyborów. Grając w tego pokera na szkoleniu wszyscy byliśmy pod dużym wrażeniem. Temat decyzyjności, który zawsze zajmuje dużo czasu i przemyśleń, zgrywalizowany w ten sposób naprawdę przyspieszył rozmowy! Jeden komplet kart otrzymałam na szkoleniu, ale powiem Wam szczerze – już szykuję się na zakup kolejnego, aby móc używać go w pracy i na warsztatach! (takie karty możecie też zrobić samodzielnie, aby na początek nie ponosić kosztów i przetestować rozwiązanie 🙂 )

Delegation board

To, jak sama nazwa wskazuje, tablica, gdzie zwizualizowane są procesy decyzyjne w firmie. Najczęściej w kolumnach znaleźć możemy 7 wymienionych powyżej zależności decyzyjnych. Wiersze zaś to obszary, w których potrzebna jest decyzja (np. Budżet, hotel, menu itp.). Po pokerowych rozgrywkach za pomocą „x” zaznacza się ustaloną formę decyzyjności. Tablica, na co dzień widoczna usprawnia pracę i rozwiązuje ewentualne wątpliwości. Jako przykład podałam event wewnętrzny, ale podczas szkolenia jedna z osób opowiadała, że u niej w firmie za pomocą tych narzędzi podejmuje się nawet te strategiczne decyzje!

Powyższe praktyki to oczywiście tylko wierzchołek góry lodowej. Nie martwcie się jednak – będę chciała powoli przybliżyć Wam możliwości Agile w HR. To, co radzę Wam najmocniej to po prostu zacząć.W końcu jedna z zasad Agile People brzmi: Trial and Error 🙂