Oboarding pełni bardzo istotną rolę na Human Experience Journey. Dobrze przeprowadzony zmniejsza rotację, zwiększa zaangażowanie i produktywność. Co możemy zrobić, aby usprawnić proces adaptacji w naszych organizacjach? Warto zastanowić się nad wprowadzeniem roli Buddy’ego. Kim jest Buddy w onboardingu pracowników, jakie są jego zadania oraz jak wdrożyć tę funkcję w firmie? O tym dzisiejszy wpis.
Kim jest Buddy w procesie onboardingu?
Termin „Buddy” pochodzi z języka angielskiego i określamy nim kolegę/ kumpla/ znajomego. W procesie onboardingu Buddy to osoba, która jest dedykowana do zaopiekowania się nową koleżanką/ nowym kolegą. Co ważne, nie jest (a przynajmniej przyjęło się, aby nie był) to przełożony tylko osoba na podobnym stanowisku do nowozatrudnionego/nej. Dlaczego? Relacja z osobą na podobnym stanowisku będzie mniej zobowiązująca, a co za tym idzie zwiększa się prawdopodobieństwo, że nowy członek zespołu będzie bez skrępowania pytał o nurtujące go tematy.
Kto może zostać Buddy’m?
Nie musi to być wcale osoba z największą wiedzą merytoryczną – takie osoby mają często kalendarze wypełnione po brzegi. Relacja nowego pracownika z Buddy’m nie polega na przekazywaniu wiedzy technicznej. Jego/jej zadaniem jest za to pokazanie nowym osobom zwyczajów i kultury organizacji. Kogo zatem wybrać do tej roli?
Warto postawić na osobę komunikatywną i dobrze znającą organizację, która będzie miała przestrzeń do zaopiekowania się new joinerem.
Czy w każdej organizacji potrzebny jest Buddy?
Prawda jest taka, że znam więcej organizacji, w których funkcji Buddy’ego nie ma niż jest. Czy to oznacza gorszy proces onboardingu? Oczywiście, że nie. W niektórych firmach Buddy jest obecny, tyle, że nie jest to funkcja sformalizowana. Zwyczajowo przełożony wybiera osobę, która wprowadzi nowego członka zespołu. Zagrożeniem jest jednak tutaj brak standaryzacji – jeden manager będzie pamiętał o wytypowaniu, inny może zapomnieć. Tak samo aktywności podejmowane przez nieformalnych opiekunów mogą się różnić, więc w konsekwencji każdy nowy pracownik będzie miał inną wiedzą na początek.
To jest trochę jak z wzywaniem pomocy na ulicy (oczywiście tutaj okoliczności są dużo łagodniejsze). Możemy liczyć, że „ktoś” podejdzie i będzie wiedział co robić. Jednak na szkoleniach wyraźnie uczą nas, by w tłumie wzywać konkretną osobę, którą dokładnie wyposażymy w wiedzę co ma robić (np. Pan w czerwonej koszulce – proszę zadzwonić po pogotowie gazowe).
Zadania Buddy’ego w procesie onboardingu
W zależności od roli i organizacji zadania Buddy’ego mogą się różnić. Warto jednak, aby ustalić „bazę”, która powinna mieć miejsce w każdej relacji. Dzięki temu każdy nowy pracownik otrzyma tę samą porcję wiedzy.
W projektach, jakie wdrażam zadania dla Buddy’ego zawsze proponuję przedstawić w formie listy. Przejrzysta forma, możliwość „odhaczania” wykonanych zadań i łatwe zaplanowanie poszczególnych punktów w czasie sprawdzają się przy wdrożeniach.
Przykładowe zadania Buddy’ego:
- Odebranie nowej osoby z recepcji pierwszego dnia pracy
- Oprowadzenie po biurze
- Pierwszy lunch
- Przekazanie zasad nieformalnych (np. kubki z logo firmy są ogólnodostępne, reszta prywatna)
- Pomoc w zdobyciu dostępów do systemów firmowych
- Wytłumaczenie funkcjonujących w firmie systemów
- Informacja, jak dopisać się do karty sportowej/ ubezpieczenia
Jak sformalizować funkcję Buddy’ego?
Tak jak pisałam wcześniej – sformalizowanie funkcji Buddy’ego w porcesie onboardingu pozwala upewnić się, że każda nowa osoba startuje z takim samym poziomem wiedzy na temat firmy i otaczamy ją opieką w podobny sposób. Dodatkowo mamy wtedy możliwość dostrzec osoby, które rzetelnie wchodzą w rolę opiekunów i nagrodzić je. Oczywiście zaprojektowanie takiego procesu zajmuje znacznie więcej niż jeden wpis, ale podrzucam kilka pomysłów gotowych do wykorzystania:
- Video tutorial dla nowych Buddy’ch, w którym przekażemy im cel takiej relacji oraz opisany proces krok po kroku
- Zwrócenie kosztów pierwszego lunchu dla Buddy’ego z nowym pracownikiem
- System komunikacji z osobami w roli Buddy’ego pozwalający upewnić się, że mają one przestrzeń na zaopiekowanie się nową osobą, są umówione z nowym kolegą/ koleżanką pierwszego dnia (i nie tylko)
- System ewaluacji. Pytanie o Buddy’ego (np. za pomocą NPS) w ramach entry interview – pozwala to wyłonić osoby, które swojej roli oddają się z przyjemnością i np. nagrodzić je za to, wybierać do roli częściej
ps jeśli chcecie wiedzieć jak ta funkcja wyglądała w Asseco w 2017 sprawdźcie archiwalne video tutaj
Buddy w procesie onboardingu – czy warto?
Wprowadzenie funkcji Buddy’ego do procesu onboardingu może z początku wydawać się dodatkową pracą. Jeśli jednak dobrze zaplanujemy tę rolę może okazać się, że odmieni ona cały praces onboardingu.
ps 2 Więcej treści dotyczących onboardingu znajdziecie tutaj ps3 Podcast Raczkuję w HaeRach na temat onboardingu z moim udziałem
