Jeszcze nieco ponad 2 lata temu mogliśmy słyszeć o kolejnych firmach, które decydowały się zmienić model na zdalny i ze względów bezpieczeństwa odesłać swoich pracownikow do domów. Od tamtego czasu wiele się wydarzyło i teraz to powroty do biur są jednym z gorętszych tematów. Gorących o tyle, że… ludzie nie chcą wracać. Czy możemy wrócić do stanu sprzed pandemii? Chyba nie do końca. Trudno więc oczekiwać, że stare rozwiązania będą działać. Jaka jest zatem nowa rola biura w budowaniu doświadczeń pracowników? Dziś zastanowimy się nad tym wspólnie.
Czy stara rola biura ma jeszcze sens?
Końcem maja dosyć głośno było o sytuacji w Apple, gdzie narzucony obligatoryjny powrót do biura na minimum 3 dni w tygodniu spotkał się z, delikatnie mówiąc, chłodnym przyjęciem. Pracownicy żywo protestowali, napisali nawet list otwarty. Działania spotkały się z pozytywnym efektem. Trzy obligatoryjne dni zmieniono na dwa [1].
Ludzie przez ponad 2 lata zdążyli przyzwyczaić się do nowej formy pracy. Znam nawet przypadki, gdzie ktoś wynajął/ sprzedał swoje mieszkanie i przeprowadził się z dala od wielkiego, drogiego miasta. Te same osoby, mające już swoją rutynę nie są tak entuzjastycznie nastawione do jej zmiany. Mimo argumentów o budowaniu relacji, czy efektywniejszej pracy zespołowej i wymianie pomysłów. Chcą hybrydy – najlepiej 2-3 dni w tygodniu pracować z domu[2]. Co ciekawe, 29% pracowników [3] rozważałoby zmianę pracodawcy, jeśli ten zmusiłby ich do powrotu.
Praca zdalna – rozwiązanie bez wad?
Kiedy w 2020 wprowadzono pracę zdalną okazało się, że początkowy szok i niechęć dosyć szybko minęły. Co więcej, okazało się, że „na zdalnym” da się pracować! Brak rozpraszania przez innych, zapachu odgrzewanej w mikrofalówce ryby, czy wreszcie czas oszczędzony na dojazdach do biura to jedne z wielu czynników, które spowodowały, że polubiliśmy pracę w domowym zaciszu. Jeśli dodamy do tego pierwsze wyniki potwierdzające, że efektywność na początku pandemii wcale nie zmalała, otrzymujemy rozwiązanie (teoretycznie) idealne…
Plusy pracy z biura
Początkowe obawy, później wielki entuzjazm. Czy zatem nowa rola biura to jego odejście w zapomnienie? No raczej nie do końca. Pomimo ogromnej wygody pracy z domu, przychodzenie (choć czasem) do biura ma swoje plusy. Dla przykładu:
Biuro pomaga zachować (większy) balans między pracą, a życiem prywatnym
„Mam do skończenia raport, więc lunch zjem na łóżku przy laptopie”. Myślę, że każdy z nas, albo sam był w takiej sytuacji, albo o takiej słyszał. O zatarcie granicy między pracą, a życiem, kiedy stół kuchenny jest również tym do wykonywania obowiązków służbowych, wcale nie jest trudno. Jeśli dodamy do tego brak możliwości logistycznych (np. Jeden pokój dzielony z partnerem i noworodkiem, czy dziećmi w wieku szkolnym), może okazać się, że trudno nam będzie w pełni skupić się na pracy czy na tym, co ważne poza nią.
W biurze łatwiej o budowanie/ zacieśnianie relacji
Choć mamy dużo bardzo efektywnych cyfrowych ułatwiaczy pomagających integrować się z ramach zespołu czy firmy (jak na przykład aplikacja Donut), nic nie zastąpi relacji f2f w 100%. Czas spędzony w oczekiwaniu na swoją kolejkę do mikrofalówki, czy wspólne zjedzenie lunchu łączy i to nie tylko osoby, które już się znają.
Praca z jednego miejsca pomaga poprawić wyniki
Udowodniono, że pracując razem w dedykowanym pokoju, zespół może nawet podwoić swoją produktywność [4]. To samo tyczy się współpracy – ludzie mogą być do 3 razy bardziej do niej skłonni, kiedy są fizycznie blisko [5]. I chyba sami przyznamy, że w tych „badaniach amerykańskich naukowców” coś jest – inaczej rozwiązujemy problemy, jeśli ktoś obok nas jest. W dodatku możemy uczyć się od innych poprzez spontaniczne pytania.
Jaka jest zatem nowa rola biura?
Czy w takim razie powinniśmy zmusić pracowników za wszelką cenę do powrotu? Absolutnie nie. Myślę, że jesteśmy już na takim etapie świadomości, że wiemy, że zmuszanie pracowników do czegokolwiek nie kończy się dobrze :). Zamiast tego, jeśli przez ostatnie 2 lata nie zmieniliśmy modelu firmy na remote, przyszedł czas na bardziej ustrukturyzowane działania.
Na początek oczywiście powinniśmy zapytać naszych pracowników w jakiej formie i ile chcą pracować z biura. I to punkt, który powinien być dla nas drogowskazem do dalszych działań.
Dziś jednak chciałabym podzielić się z Wami kilkoma inspiracjami, które mogą zachęcić pracowników do odwiedzenia miejsca pracy. Są to rozwiązania, które zamiast przymusu, spowodują, że ludzie sami zdecydują się czasem na założenie pełnego outfitu (nie tylko marynarki potrzebnej do video spotkań). Zatem przejdźmy do kilku nowych ról naszych biur:
Miejsce do pracy wspólnej
Już teraz udało mi się zauważyć, że zespoły spotykają się w biurach, kiedy muszą coś wspólnie przepracować/ zrobić burzę mózgów. Jako pracodawcy powinniśmy trzymać rękę na pulsie i, kiedy będzie taka potrzeba, dostosować wnętrze do funkcji jaką spełnia. Jeśli do tej pory inwestowaliśmy głównie w boxy, które pozwalały skupić się podczas wykonywanych zadań indywidualnych, być może czas coś zmienić. Sama po sobie widzę, że w sytuacjach, kiedy mam do zrobienia coś samodzielnie i potrzebuję spokoju, zostaję w domu (inaczej mogą działać oczywiście osoby, które w domu mają towarzystwo dzieci i partnera/ki). Jeśli zatem badania potwierdzają korzyści z kolaboracji nad problemami, wnętrze powinno do tego zachęcać. Flip charty, przebudowa salek na takie, które sprzyjają team workowi będzie dobym pretekstem dla teamów, żeby przy wspólnym stole od czasu do czasu się spotkać.
Integracja ludzi w organizacji
Czy za każdym razem, aby się zintegrować musimy wychodzić na miasto? Zdecydowanie nie, a integracje organizowane w biurze mogą być świetnym pretekstem do wpadnięcia do niego wcześniej, aby trochę popracować. Przykład? Pierwszy z brzegu i mi najbliższy. Pod koniec czerwca w biurze 7N po południu zorganizowana była premiera filmu z naszego ostatniego Kick- Offa (wspólnego wyjazdu do Karpacza). Choć projekcja zaczynała się dopiero wieczorem, od rana biuro pękało w szwach.
Integracja zespołów
Imprezy, projekcje filmów, czy wspólne planszówki zachęcają, by pojawić się w biurze. Kiedy jednak chcemy zbliżyć do siebie zespół mało co tak integruje jak wspólny posiłek. Bez względu na to, czy wybierzemy wersję „na bogato” typu sushi, czy zupełnie budżetowo postawimy na pizzę, możliwość zjedzenia wspólnego posiłku bezsprzecznie zbliża i integruje. Dodatkowo sami sobie odpowiedzcie, czy odmówilibyście przyjścia do biura, jeśli nie musicie tego dnia zajmować się zakupami i gotowaniem :).
Nowa rola biura – czy to ma szansę się udać?
Dwa lata pracy zdalnej wywarły na rynek pracy i samych pracowników ogromny wpływ. Jeśli ktoś myśli, że uda się wymazać ten czas z pamięci i jak gdyby nigdy nic wrócić do starego trybu – mocno się myli. Stosunek ludzi do pracy z biura się zmienił. To od nas, pracodawców zależy, czy podejmiemy się roli edukatorów i będziemy pokazywać, że interakcje z innymi pracownikami w miejscu pracy, nawet tylko od czasu do czasu, mogą przynieść wielką wartość. Dodatkowo powinniśmy przemyśleć sobie, czy biura w obecnym kształcie mają sens. Mój kolega, Kuba Strzemżalski stwierdził kiedyś, że „biura pozostaną, a zmieni się tylko ich funkcja”. Myślę, że im szybciej to zrozumiemy tym lepiej.
