Kiedy pracownik składa wypowiedzenie, większość firm skupia się na tym, jak szybko zastąpić go/ją nową osobą. Tymczasem to, jak się pożegnamy, może mieć ogromny wpływ na to, czy będzie nas później polecał, czy, co jeszcze bardziej opłacalne, czy kiedyś do nas wróci. Dlatego w dzisiejszym wpisie pomówimy o tym, czym jest offboarding pracownika. Dlaczego jest to ważny temat oraz przejdziemy przez proces offboardingu krok po kroku.
Na początek – dwa słowa wstępu dlaczego offboarding pracownika jest ważny
Współczesne badania są mówią jasno: 40%[1] pracowników deklaruje, że proces offboardingu wpływa na ich gotowość do powrotu do organizacji. Brzmi niewiarygodnie? Okazuje się, że wcale nie!
W czasach, gdy 28%[1] wszystkich nowych zatrudnień to tak zwani „boomerang employees”/ „bumerangi”, czyli pracownicy powracający do swoich poprzednich pracodawców, offboarding staje się istotnym narzędziem employer brandingu. To nie przypadek, że firmy z dobrze zaplanowanymi procesami pożegnań widzą 33%[2] wyższy wskaźnik ponownych zatrudnień byłych pracowników.
Dlaczego offboarding pracownika to więcej niż zwykła grzeczność?
Możemy powiedzieć, że powinniśmy żegnać z klasą, bo tak trzeba. Bo to po prostu prawda. Ale dla tych, którzy potrzebują nieco więcej argumentów, liczby mówią za siebie:
- Organizacje tracą średnio 23 000 dolarów[2] na każdego nieprofesjonalnie pożegnanego pracownika z powodu kosztów odzyskiwania danych i sprzętu
- Firmy z uporządkowanym offboardingiem oszczędzają średnio 25%[2] kosztów po odejściu pracownika
Odejścia to również ważna kwestia jeśli mówimy o bezpieczeństwie w organizacji:
- 59%[2] firm doświadczyło naruszenia bezpieczeństwa danych związanego ze źle przeprowadzonym offboardingiem
- 20%[2] naruszeń danych dotyczy byłych pracowników w ciągu 6 miesięcy od odejścia
- Tylko 44%[2] firm zapewnia odebranie wszystkich uprawnień dostępu w ciągu 24 godzin od odejścia pracownika
Proces offboardingu vs Employer Branding
Wiecie, że 72%[2] HR-owców uważa, że offboarding bezpośrednio wpływa na markę pracodawcy?
I mają rację! 78%[2] pracowników twierdzi, że płynny proces offboardingu wpływa na ich skłonność do polecania firmy jako miejsca pracy.
Jak robić offboarding pracownika, żeby się opłacał?
1. Przygotuj się na pożegnanie (tak, to brzmi dziwnie, ale działa)
Zanim pracownik poda ci rękę na pożegnanie, upewnij się, że:
- Masz cyfrową (excel też będzie okej 😉 ) checklistę offboardingową. Firmy z takimi rozwiązaniami kończą proces 64%[3] szybciej
- Zaplanujesz przekazanie wiedzy. 81%[2] menedżerów czuje się nieprzygotowanych do przejęcia obowiązków odchodzącego pracownika
- Zabezpieczysz dostępy. Automatyzacja tego procesu zmniejsza incydenty bezpieczeństwa o 34%[2]
2. Exit interview to prawdziwa skarbnica wiedzy
Tylko 27%[2] organizacji używa danych z exit interview do poprawy kultury miejsca pracy. A to błąd!
Dobrze przeprowadzona rozmowa pożegnalna może dać nam naprawdę sporo informacji na temat tego co działa, a co jest do poprawy w firmie. Sprawdźcie z resztą oddzielny wpis na ten temat: https://how2hr.pl/exit-interview/
3. Pamiętaj o „boomerang factor”
71%[1] profesjonalistów jest otwartych na powrót do poprzedniego pracodawcy, ale tylko jeśli… zostali profesjonalnie pożegnani. Firmy z aktywnymi programami alumni (tak, o alumnach też znajdziesz tutaj wpis pełen konkretów) widzą nie tylko wyższe wskaźniki rehire, ale także 15%[2] byłych pracowników przywodzi nowych klientów w ciągu 6 miesięcy od powrotu.
Offboarding pracownika – checklista
Pisałam o checkliście. Jak wygląda takie narzędzie w wersji podstawowej?
Przed ostatnim dniem (gdy otrzymasz wypowiedzenie):
- Podziękuj za okres współpracy
- Zaplanuj timeline przekazania obowiązków
- Poinformuj kluczowe osoby w organizacji (o tym, jak komunikować zwolnienia i odejścia… zgadliście! Też napisałam TUTAJ 🙂 )
- Zacznij proces dokumentowania wiedzy
Podczas okresu wypowiedzenia:
- Przeprowadź/zaplanuj exit interview
- Zapewnij płynne przekazanie projektów
- Zadbaj o relacje z klientami/współpracownikami
- Rozpocznij proces odebrania dostępów i sprzętu
Ostatni dzień i później:
- Zorganizuj pożegnanie
- Kompletne odebranie dostępów IT (im szybciej tym lepiej)
- Rozlicz kwestie finansowe
- Zaproś do sieci alumni
- Zostaw drzwi otwarte na przyszłość
Offboarding pracowników – podsumowanie
Dobrze przeprowadzony offboarding to nie koszt, a raczej inwestycja w employer branding, która procentować będzie przez lata. W świecie, gdzie 86%[4] kandydatów sprawdza opinie o firmie przed aplikowaniem, każde pożegnanie to szansa na pozytywną rekomendację.
Ps Pamiętajcie: każdy pracownik, który odchodzi, może stać się albo ambasadorem Waszej marki, albo jej krytykiem.
Bo przecież, jak mówi klasyk, po co robić coś źle, skoro można zrobić to dobrze?
Bardzo wartościowy artykuł. Mam wrażenie, że wiele firm inwestuje ogromne środki w onboarding, candidate experience i działania Employer Brandingowe, a jednocześnie traktuje odejście pracownika wyłącznie jako formalność. Tymczasem właśnie ostatnie dni współpracy często pozostają w pamięci na dłużej niż pierwsze.
Szczególnie trafia do mnie spojrzenie na offboarding przez pryzmat relacji długoterminowych. W czasach, gdy coraz częściej mówi się o pracownikach „boomerangach”, profesjonalne rozstanie przestaje być kwestią dobrych manier, a staje się elementem strategii biznesowej. Były pracownik może wrócić do organizacji, polecić ją znajomym, zostać klientem lub ambasadorem marki.
Warto też pamiętać, że kultura organizacyjna nie kończy się w dniu złożenia wypowiedzenia. To właśnie sposób, w jaki firma żegna swoich pracowników, często najlepiej pokazuje jej prawdziwe wartości.
Dziękuję za ten komentarz, szczególnie za wątek boomerangów. To argument, który w rozmowie z zarządem działa lepiej niż jakiekolwiek odwołanie do kultury organizacyjnej, bo daje się policzyć: koszt rekrutacji osoby, która już zna produkt i procesy, jest po prostu niższy.
Z mojej praktyki dorzuciłabym jeszcze jedną rzecz. Offboarding w większości firm jest zaprojektowany w logice zwrotu sprzętu i odbioru dostępów. Wszystko, co dotyczy relacji, dzieje się przy okazji albo wcale, i zależy od tego, jaki akurat manager żegna pracownika. Firma ma proces na wdrożenie i przypadek na rozstanie.
Co do wartości – zgadzam się, z jednym dopowiedzeniem. Rozstanie pokazuje je szczególnie ostro, bo to moment, w którym firmie przestaje się opłacać robić wrażenie. Nikt nie inwestuje w doświadczenie osoby, która już wychodzi. I właśnie dlatego to tak dobry test.