Rola działów kadr w Candidate & Employee Experience

Wyobraźmy sobie, że idziemy na pierwszą randkę z osobą poznaną na portalu randkowym. W sieci rozmawiało nam się świetnie, oczekiwania są duże. Po dotarciu na miejsce okazuje się jednak, że nic nie wygląda tak, jak miało. Wybranek/ wybranka cały czas mówią o sobie i patrzą na zegarek, sprawiając wrażenie, że im przeszkadzamy. Albo odwrotnie – randka idzie świetnie, jednak na koniec dowiadujemy się, że tak naprawdę nasz obiekt westchnień w domu pozostawił swojego partnera/ partnerkę (ale oczywiście w zasadzie nic ich już nie łączy). Relacje wszelakiego rodzaju są często determinowane przez to jak się rozpoczną/ zakończą. Dlatego dziś przyjrzę się roli działów kadr w Candidate & Employee Experience.

W wielkim skrócie nasza pamięć jest zbudowana tak, że w zależności od kontekstu zapamiętujemy zdarzenia, które dzieją się na początku (efekt pierwszeństwa) lub na końcu (efekt świeżości) w ramach danego wspomnienia. To, co spotyka nas wtedy nie tylko pozostaje w pamięci, ale i ładunek emocjonalny, jaki wtedy mamy rzutować będzie na całe wspomnienie danej historii. Ale co to ma wspólnego z rolą działów kadr w Candidate & Employee Experience zapytacie? Bardzo dużo!

Przyjrzyjmy się temu, jak wygląda ścieżka kandydata i pracownika:

A teraz zobaczmy, na których etapach obecny jest dział kadr:

Jak widzicie  – w zasadzie od samego początku, aż do samego końca będąc często ostatnim punktem styku z organizacją.

Kiedy najczęściej działy kadr pojawiają się na Candidate & Employee Experience Maps. Na przykład:

• Wysłanie formularzy do uzupełnienia o informacje potrzebne do przygotowania umowy o pracę

• Przygotowanie umowy o pracę. Czasem zaproszenie do podpisania oraz samo podpisanie umowy organizowane jest przez przedstawiciela tego działu

• Odpowiedzialność za sprawne działanie systemu kadrowo – płacowego lub aktualizowanie odpowiednich list (np. z urlopami itp.)

• Przygotowanie dokumentów po zakończeniu umowy – świadectwo pracy, rozliczenie stanu urlopowego itp.

Dwóm momentom chciałabym się dziś przyjrzeć bardziej szczegółowo – przygotowaniu umowy oraz zakończeniu współpracy.

Czytając opinie o firmach czy w rozmowach bezpośrednich niejednokrotnie napotykałam na informację, że osoby podejmowały pracę, a na umowę musiały czekać. Czasem było to nawet kilkanaście dni! Pomijając, że taka praktyka jest niezgodna z prawem, brak podpisanych dokumentów powoduje u nowych pracowników dyskomfort i poczucie niepewności oraz świadczy o braku profesjonalizmu firmy. Na nic wymuskany onboarding, jeśli nasz pracownik pracuje bez dopełnienia formalności. Wspomniany efekt pierwszeństwa może spowodować, że negatywne doświadczenie z początku współpracy rzutować będzie na sytuacje, które następować będą później.

via GIPHY

Drugi przypadek dotyczy zakończenia współpracy. Ten moment zawsze budzi dużo emocji (o tym jak nie odchodzić z pracy i jak nie rozstawać się z pracownikiem już pisałam).

I znów – nawet najlepiej przeprowadzony exit interview, nawet najlepszy bye bye pack zostaną szybko zapomniane jeśli nasz były już pracownik będzie miał np. problem z otrzymaniem świadectwa pracy (tak, wiem – czas na dostarczenie jest regulowany prawnie, ale znów – teoria jedno, a praktyka to niestety druga kwestia…). Tak naprawdę to nie manager jest odpowiedzialny za ostatni kontakt pracownika z firmą. Nie jest to też HR Business Partner, tylko właśnie dział kadr. To kadry odpowiedzialne są za prawidłowe obliczenie ostatniej pensji, ewentualny ekwiwalent za niewykorzystany urlop czy wspomniane świadectwo pracy. Warto o tym pamiętać.

Oczywiście w większości przypadków działy kadr działają jak świetnie naoliwione maszyny, a wiedza kolegów i koleżanek z kadr jest naprawdę imponująca. Jeśli jednak do tej pory my, czyli osoby odpowiedzialne za Candidate & Employee Expeirence nie współpracowaliśmy blisko z tym działem, warto to zmienić.

Jak? Poniżej podrzucam kilka pomysłów:

• Zapraszając przedstawicieli kadr, aby uczestniczyli w mapowaniu doświadczeń kandydatów i pracowników wskazując na miejsca, gdzie ich zespół odgrywa ważną rolę

• Badając poszczególne punkty styku działów kadr z pracownikami. Nic nie stoi na przeszkodzie by zapytać nowych pracowników czy np. formularze były jasno zbudowane, zaproszenie do wykonania badań lekarskich wysłane było z odpowiednim wyprzedzeniem itp.

• Wspólnie opracowując przyjemne dla oka i użyteczne materiały/ szablony do wysyłania pracownikom

• Wspierając w dopilnowaniu, żeby umowa była gotowa zawsze na czas

• Wspierając w tym, żeby ostatni kontakt z firmą osoby odchodzącej generował co najmniej takie same emocje jak cały okres pracy

Myślę, że nasze koleżanki i koledzy z kadr to niezwykle ważne osoby w budowaniu pozytywnych doświadczeń. Zdecydowanie powinniśmy angażować ich do naszych działań.

A co Wy myślicie na temat współpracy miękki – twardy HR i roli działów kadr w Candidate & Employee Experience? Macie praktyki, którymi chcielibyście się podzielić?  😊