W 2020 roku HR-ową blogosferę dominowały wpisy na na temu tego, jak sprawnie „przenieść” się z biura do online’u. Zastanawialiśmy się, jak zrobić zdalny onboarding, podpisać umowę, czy integrować zespoły. Trzy lata później powrót do biura z pracy zdalnej coraz śmielej przewija się w artykułach i wpisach na tematycznych grupach.
„Jak zmotywować pracowników do powrotu?” To pytanie, z którym niektórzy pracodawcy przychodzą do mnie. I oczywiście razem zastanawiamy się, jakie działania warto podjąć, jednak na początek trzeba zadać sobie 3 pytania, które sensowność powrotu będą nam determinować.
Praca zdalna i hybrydowa na świecie
Firmy wracają do biur. Po początkowym zachłyśnięciu się pracą z domu, część pracodawców stopniowo (lub całkiem nagle) otwiera biura i chce w nich widzieć pracujących ludzi:
- W 2021 do biur wróciło 13% firm z listy Fortune 100. W 2022 roku było to już 31%
- Od marca 2023 o 2% spadła liczba firm, które nie oczekują żadnej wizyty w biurze w tygodniu
- Od marca 2023 o 3% wzrosła liczba firm, które oczekują przynajmniej 3 wizyt w biurze w tygodniu
- 77% firm z listy Fortune 100 pracuje w modelu hybrydowym*
Powrót do biura z pracy zdalnej
No ale wróćmy do planowania powrotu, bo z tym część z nas się aktualnie mierzy. Jak to zakomunikować pracownikom? Jak ich zmotywować? Co zrobić, żeby wrócili?
To są jak najbardziej słuszne wyzwania, nad którymi trzeba pomyśleć. Jednak zanim przejdziemy do czynów, trzeba (przynajmniej moim zdaniem) postawić sobie trzy podstawowe pytania determinujące, czy powrót do biura ma szansę na sukces.
Oto one:
Po co wracamy do biura?
Samo oznajmienie pracownikom, że czas pracy w 100% z domu się skończył zdecydowanie nie wystarcza. Ludzie będą chcieli poznać powód i nie możemy się wcale im dziwić. W końcu w 9 na 10 przypadków po zmianie polityki miejsca wykonywanie pracy, pierwszym argumentem „na nie” będzie: „przecież od 3 lat pracujemy z domu i wszystko jest w porządku”.
Dlatego po pierwsze – komunikacja powrotu bez podania powodu w zasadzie z góry skazana jest na niepowodzenie. A już na pewno na proces długi i trudny.
Z drugiej strony argumentacja typu:
„Wracamy, bo mamy opłaconą powierzchnię biurową, która się marnuje.”
„Wracamy, bo przyszło takie polecenie z góry.”
„Wracamy, bo konkurencja wróciła.”
Będą powodowały automatyczny opór, który w konsekwencji może skończyć się zwiększoną liczbą odejść. W końcu jeśli postawimy się w butach pracownika to powyższa argumentacja nie będzie nas w ogóle interesować.
Jaki zatem powinien być powód powrotu? Prawdziwy i sensowny! Jedna z firm IT zaprasza do biura zespoły na retrospektywy. Perspektywa regularnego, ale niezbyt częstego spotkania połączona z realną korzyścią dla zespołu przekonała pracowników do odwiedzenia od czasu do czasu formowych murów.
Czy biuro przystosowane jest do powrotu?
O nowej roli biura już tutaj pisałam. Podsumowując poprzedni tekst – przestrzeń biurowa nie spełnia już tej samej funkcji co jeszcze 3 lata temu. W przypadku organizacji, które organizują powrót częściowy, powodzenie realizacji planu w dużej mierze zależy właśnie od przestrzeni.
Zespoły przychodzące do biura np. raz w tygodniu, realizują często inne zadania niż w standardowe dni. Chcą ze sobą spędzić czas, zrobić burzę mózgów, coś podsumować… Na to wszystko potrzeba odpowiedniej przestrzeni. Kilka małych salek „do cali” może tutaj nie wystarczyć. Zamiast tego, przed ogłoszeniem powrotu zadbajmy o aranżację przestrzeni. Oddzielone strefy, gdzie w jednym miejscu pracować może cały zespół, salki, w których spotykać się może kilka osób na raz, tablice, flipcharty…
Przestrzeń, która będzie spełniać potrzeby pracowników będzie naszym sprzymierzeńcem na drodze do budowana dobrych doświadczeń.
Czy przełożony również przychodzi do biura
Powrót do biura z pracy zdalnej nie ma szans na powodzenie (a jeśli nawet, to są one niewielkie), jeśli do biura ściągamy zespół, ale przełożony zostawać będzie w domu. Tak, jak to jest w przypadku komunikacji, czy korzystania z firmowych narzędzi. Pracownicy korzystają z nich, kiedy widzą w tym sens. Aktywność przełożonego ten sens pozwala w dużej mierze budować.
I nie chodzi o to, żeby szef zamieszkał w biurze, a o to, żeby nie był/a osobą, która do tego biura przychodzi najrzadziej.
Na zakończenie
Trzy powyższe pytania mogą wydawać się oczywiste, ale mozecie mi uwierzyć – kiedy odpowiecie sobie na nie, cały proces powrotu do biura z pracy zdalnej stanie się łatwiejszy; lub okaże się, że na powrót (jeszcze) nie jesteście gotowi, lub… być może jednak wcale go nie potrzebujecie. 2020 pokazał nam jasno, że my – HR-owcy jesteśmy w stanie zrobić w krótkim czasie wiele dobrego. Dlatego bez względu na to, w której z powyższych grup jesteście – trzymam kciuki, choć jestem pewna, że sobie poradzicie. W końcu kto jak nie my 🙂
