Odejścia w organizacji są tematem delikatnym, często otoczonym atmosferą tajemnicy. No bo przecież to nic miłego, kiedy pracownik odchodzi. Bez względu na to, czy rozwiązanie umowy nastąpiło z jego/ jej inicjatywy czy z inicjatywy przełożonego. O tym, jak komunikować odejście z uwzględnieniem wielkości organizacji jest dzisiejszy wpis.
Jak zakomunikować odejście/ zwolnienie w organizacji – skąd pomysł na wpis?
Do napisania tego tekstu namówiła mnie jedna z osób obserwujących mnie na LinkedIn, bo akurat mierzyła się z wyzwaniem ustalenia systemu komunikacji odejść w swojej firmie.
Dlaczego często jest to temat trudny do podjęcia i zamiatany pod dywan? Odpowiedź jest prosta. Jesteśmy ludźmi i nie lubimy mówić o problemach. Dodatkowo, nieraz strach powodowany jest myśleniem, że informacja o zwolnieniu/ odejściu może rodzić plotki, drążenie tematu, panikę itp.
Warto jednak zastanowić się, czy bardziej transparentne podejście do tego zagadnienia nie przyniesie większych korzyści. Najczęściej to właśnie brak takiej komunikacji sprzyja rodzeniu się plotek. Firmowi detektywi mogą wyszukać czasem kompletnie nieprawdziwe, choć bardzo niepokojące powody zwolnienia.
Ale o tym zaraz 🙂
Dlaczego warto komunikować odejścia/ zwolnienia w organizacji
Transparentne informowanie o odejściach ma potężny wpływ na kulturę organizacyjną.
Wyobraźmy sobie sytuację, że musimy zadzwonić do Kasi z IT Supportu, bo coś się stało z naszym VPN-em. Dzwonimy, dzwonimy, ale telefon milczy. Wysyłamy maila – brak odpowiedzi. W końcu przypadkiem dowiadujemy się, że Kasi już w firmie nie ma. Żadnego maila, żadnej informacji… Nic. Tak samo sprawa wygląda przy wspólnie prowadzonych projektach, kiedy jeden z członków międzydziałowego zespołu z dnia na dzień znika.
Co wtedy myślimy? Najczęściej nic dobrego. Na dodatek brak komunikacji odejścia/ zwolnienia w organizacji aż się prosi o samodzielne dopisanie końca historii danego pracownika. A to rzadko kiedy kończy się dobrze…
No ale przejdźmy do konkretów. Oto kilka powodów, dla których warto komunikować zakończenie współpracy:
Unikanie Plotek i Spekulacji
Bez jasnej komunikacji, pracownicy mogą sami kreować historie na temat odejść, co często prowadzi do nieprawdziwych informacji i zbędnych obaw.
Wspieranie Kultury Organizacyjnej
Transparentność w kwestii odejść pokazuje, że organizacja szanuje swoich pracowników, nawet w trudnych chwilach. Dodatkowo, jeśli to pracodawca podjął decyzję o zwolnieniu ze względu na niepożądane zachowania, pokazuje to, że w firmie nie ma miejsca na np. Działanie niezgodne z kulturą czy wartościami firmy.
Zapobieganie Chaosowi
Znając powody odejścia konkretnych osób, pozostali pracownicy łatwiej przystosowują się do zmian i nie tracą poczucia stabilności.
Jak skutecznie komunikować odejście/ zwolnienie w organizacji
Video call/ spotkanie z zespołem
Bezpośredni współpracownicy powinni dowiedzieć się jak najszybciej.
Komunikat email w Małych i Średnich Firmach
W przypadku niewielkich firm, gdzie wszyscy dobrze się znają, warto postawić na maila. Co powinno się znaleźć w takiej wiadomości?
- Krótka informacja zawierająca imię osoby odchodzącej
- Powód rozwiązania umowy. Wcale nie chodzi tutaj o pisanie epopei! Niech to będzie coś krótkiego, a konkretnego
- Czas, do kiedy pracownik będzie w firmie
- Informacja o ewentualnym zastępstwie
- (W większości przypadków) nie zapomnijmy także o podziękowaniu za współpracę.
Post na firmowe Social Media
Bez względu na to, czy jest to Slack czy microsoftowa Viva Engage, jeśli komunikacja odbywa się na firmowych social media, może to być jeden ze sposobów informowania pracowników o odejściu ich kolegów. W zależności od wielkości firmy możemy postawić na posta np. Na kanale danego zespołu (np. Kanał z newsami od zespołu księgowości). W przypadku dużych firm, kiedy nie wszyscy znają się bezpośrednio, ale kontaktują ze względu na funkcje, taki post może ułatwić płynną pracę.
Informacja w Newsletterze w Dużych Firmach
W przypadku korporacji, gdzie rotacja może być większa i nie wszyscy znają się osobiście, informacja w newsletterze może być skutecznym rozwiązaniem. Krótkie podsumowanie z odejściami w danym okresie pozwoli uniknąć sytuacji, gdy ktoś poszukuje pracownika, który już dawno opuścił firmę.
W jednej z poprzednich prac w newsletterze prowadziliśmy rubrykę z informacją kto jest nowy, a kto współpracę zakończył. To rozwiązanie super się sprawdziło.
Komunikowanie odejść/ zwolnień w organizacji – to inwestycja
Zakończenie współpracy, bez względu na jej inicjatora, budzi wiele emocji. Pamiętajmy jednak, że komunikacja wewnętrzna swój sprawdzian przechodzi właśnie w trudnych momentach. To wtedy transparentność staje się kluczowym elementem budowania zaufania i zdrowej atmosfery w organizacji.
Podzielenie się trudnymi newsami z pracownikami w dłuższej perspektywie pozwoli na zwiększenie zaufania i zminimalizowanie spekulacji i plotek.
Ps Mam nadzieję, że w 2024 nie będziemy musieli często sięgać do tego tekstu.
